عند التخطيط لإنشاء وتطبيق نظام إدارة الجودة في منشأةٍ ما، تعتمد بعض المنظمات على خبرة بعض موظفيها، وبعضها الآخر يلجأ للاستفادة من خدمات الاستشاريين الخارجيين، ويعد اختيار استشاري من قبل المنظمات أمرًا في غاية الأهمية، لضمان أن يكون نظام إدارة الجودة قادرٌ على تلبية الأهداف المخطط لها من قبل المنظمة بأكثر الطرق كفاءة وفعالية.
وحيث أنه في الآونة الأخيرة ومن خلال الواقع الحالي فقد ظهر بعض الأشخاص والجهات يدعون أنهم يعملون في مجال استشارات الجودة وهم للأسف لا يلتزمون بأدبيات وأخلاقيات المهنة ولا يملكون الخبرات والقدرات والمهارات اللازمة التي تؤهلهم للقيام بمثل هذه الأعمال.
فكان لزامًا علينا أن نساهم في توعية المنظمات ورواد الأعمال بأن العمل الاستشاري كغيره من الأعمال له شروطه ومؤهلاته ومهاراته الخاصة، كما أن له أخلاقيات مهنية يجب على من يدخل في هذه المجال التحلي والالتزام بها.
هناك عدة عوامل نوضحها هنا على أمل أن المنظمات ورواد الأعمال يأخذوها بعين الاعتبار عند اختيار استشاري نظام إدارة الجودة، القادر على تلبية احتياجاتهم الخاصة وتوقعاتهم وأهدافهم في تحقيق نظام إدارة الجودة.
وحتى يكون كلامنا دقيقًا ومستندًا لمعايير دولية فقد كان مرجعنا الأساسي هي المواصفة القياسية الدولية (ISO10019:2005) الصادرة عن منظمة التقييس الدولية ISO في عام 2005م، ولا زال العمل ساريًا بها حتى الآن، حيث تختص هذه المواصفة بإرشادات لاختيار استشاريي نظام إدارة الجودة والاستفادة من خدماتهم، وتقدم إرشادات حول عملية تقييم كفاءة استشاريين نظام إدارة الجودة، كما توفر الثقة في تلبية احتياجات المنظمة وتوقعاتها من خدمات الاستشاري، وحيث أن هذه المواصفة القياسية الدولية تختص بتحقيق نظام إدارة الجودة ، إلا أنه يمكن استخدامها مع التكيف المناسب لتحقيق أي أنظمة إدارة أخرى مثل نظام إدارة البيئة ISO 14001، ونظام إدارة الصحة والسلامة المهنية ISO 45001، وغيرها.
من هو استشاري نظام إدارة الجودة؟
استشاري نظام إدارة الجودة هو الشخص الذي يساعد المنظمة في تحقيق نظام إدارة الجودة، ويقدم لها المشورة أو المعلومات، ولديه السمات الشخصية والمؤهلات المناسبة ويمتلك الخبرات والمهارات والقدرات اللازمة التي تؤهله للقيام بهذا العمل، ويكون قادرًا على فهم وتطبيق المواصفات القياسية الدولية ذات الصلة التي يمكن أن تؤثر على المنظمة وتحتاج لتطبيقها.
(ملاحظة: يمكن للاستشاري المساعدة فقط في تحقيق أجزاء معينة من نظام إدارة الجودة).
كيف يتم اختيار استشاري نظام إدارة الجودة؟
أشارت المواصفة القياسية الدولية ISO 10019:2005 أنه عند اختيار استشاري نظام إدارة الجودة يجب على المنظمة تحديد احتياجاتها وتوقعاتها من استشاري نظام إدارة الجودة، بناءً على أهدافها العامة لتحقيق نظام إدارة الجودة، كما يجب أن تشارك الإدارة العليا في عملية التقييم واختيار استشاري نظام إدارة الجودة.
ويجب أن تأخذ عملية الاختيار في الاعتبار دور الاستشاري في تحقيق نظام إدارة الجودة بحيث يشمل دوره بشكل عام ما يلي:
- مساعدة المنظمة على التأكد من أن تصميم وتنفيذ نظام إدارة الجودة يتناسب مع ثقافة المنظمة وخصائصها ومستوى التعليم وبيئة الأعمال المحددة.
- توضيح المفاهيم المتعلقة بإدارة الجودة بطريقة واضحة ومفهومة في جميع أنحاء المنظمة، مع إيلاء اهتمام خاص لفهم واعتماد مبادئ إدارة الجودة.
- التواصل مع جميع الأفراد المعنيين، على جميع المستويات، وإشراكهم بنشاط في تحقيق نظام إدارة الجودة.
- تقديم المشورة والدعم للمنظمة في تحديد العمليات المناسبة اللازمة لنظام إدارة الجودة الخاص بها وتحديد الأهمية النسبية لتلك العمليات وتسلسلها وتفاعلها.
- مساعدة المنظمة في تحديد احتياجات التوثيق الضرورية لضمان التخطيط الفعال والتشغيل والتحكم في عملياتها.
- تقييم فعالية وكفاءة عمليات نظام إدارة الجودة لتحفيز المنظمة على البحث عن فرص للتحسين.
- المساعدة في تعزيز نهج العملية والتحسين المستمر لنظام إدارة الجودة داخل المنظمة.
- المساعدة في تحديد الاحتياجات التدريبية لتمكين المنظمة من الحفاظ على نظام إدارة الجودة.
- مساعدة المنظمة كلما دعت الحاجة على تحديد العلاقة بين نظام إدارة الجودة وأي نظام إدارة آخر ذي صلة (مثل نظام إدارة البيئة ونظام الصحة والسلامة المهنية) وتسهيل تكامل هذه الأنظمة.
كيف يتم تقييم كفاءة الاستشاري؟
عند تقييم كفاءة الاستشاري ومدى ملائمته، ينبغي على المنظمة ورواد الأعمال الأخذ بالاعتبار ما يلي:
- السمات الشخصية.
- التعليم المناسب.
- المعرفة والمهارات اللازمة لتحقيق الأهداف العامة للمنظمة لنظام إدارة الجودة.
- خبرة العمل.
- السلوك الأخلاقي.
وعند اختيار استشاري نظام إدارة الجودة، يجب على المنظمة تقييم ما إذا كان الاستشاري يتمتع بالكفاءة المناسبة لنطاق الخدمات الاستشارية التي سيتم الاستعانة به لتقديمها.
(ملاحظة: المواصفة القياسية الدولية الـ ISO 9000 عَرّفت الكفاءة بأنها القدرة على تطبيق المعرفة والمهارات).
وسنتناول بشيء من التفصيل في الجزء الثاني بمشيئة الله تعالى ما الذي ينبغي على المنظمة ورواد الأعمال الأخذ به عند تقييم كفاءة الاستشاري ومدى ملائمته.
